1.專案是一暫時性的努力行為，其目的是為了完成一項獨一無二的產品、服務或結果。
2.專案生命週期四階段：
（1）定義：目標、標準、構想
（2）規劃：預算、時程、資源、風險
（3）執行：進度報告、專案預測、表現評估、變更控制、團隊管理
（4）結案：產品移交、資源歸還、文件歸檔
3.專案的五個流程群組：
（1）專案起始：
- 確認專案取得授權
- 指定專案經理
- 找出專案利害關係人
（2）專案規劃：
- 確認專案範圍
- 預估專案成本
- 發展專案時程
- 找出潛在風險及相對因應措施
- 制作專案管理計劃書
（3）專案執行：
- 依照計劃執行專案工作
- 定期召開專案各式會議
- 管理專案團隊
- 管理專案利害關係人
- 尋找外包 / 下游廠商
- 定期進行專案稽核
（4）專案監控：
- 比對進度與原定計劃
- 分析差異原因
- 找出根本解決方案
- 管理專案變更
（5）專案結束：
- 取得專案成果驗收報告
- 結束廠商和約關係
- 檢討專案整體表現，撰寫經驗分享，供其他專案參考
- 整理專案文件歸檔
- 歸還專案成員與其他資源
- 正式宣告專案終止
二、專案成立
1.專案核准證明（project charter）是一份正式宣布專案成立的文件，內容包括：
（1）專案名稱
（2）專案經理
（3）商業需求
（4）專案目標
（5）產品描述
（6）專案完成標準
（7）重大里程碑
（8）大致預算
（9）大致時程
（10）假設與限制
（11）初步風險
（12）簽署人
三、專案規劃
1.專案規劃步驟：
（1）規劃專案管理基本原則：專案各式管理計劃書。
（2）定義專案範疇：專案範疇基準。
（3）預估專案成本：專案成本基準。
（4）發展專案時程：專案時程基準。
2.專案管理計劃書的內容具有：
（1）原則性：組織內部所要求專案管理基本要遵守的原則。
（2）專一性：不同專案有其特殊性。
3.各項專案管理計劃書原則性的內容：
（1）範疇管理計劃書：說明專案範疇的方法，包括如何收集專案需求、定義專案範疇、建立工作分解結構（WBS）、確認與控制範疇。
（2）時間管理計劃書：描述專案在時間管理上運用的流程、排程方法、工具、時程的單位、如何控制時程、衡量進度的方法等。
（3）成本管理計劃書：說明所使用的成本管理流程，成本所使用的單位、追蹤成本執行狀況的方式、花費承認的方式等。
（4）品質管理計劃書：包括品質控制與品質保證兩部分。說明在專案中如何確保專案品質、定義專案會採用哪些方法測試專案品質、專案品質保證活動有哪些等。
（5）人力資源管理計劃書：說明專案團隊的組織架構，各個職位的角色與職責、獎懲辦法等。
（6）溝通管理計劃書：說明專案溝通的方式，包括會議的時間、進行的方式等。
（7）風險管理計劃書：定義專案對風險管理採取哪些流程，說明個流程的內容、定義收集風險項目的方式等。
（8）採購管理計劃書：說明使用哪些流程進行採購等。
（9）流程改善計劃書：定義如何提出改善建議、審核人員等。
（10）專案變更管理計劃書：說明專案變更的流程，如何提起變更需求等。
（11）專案建構管理計劃書：定義如何做版本的控制等。
四、專案範疇
1.專案範疇（project scope）指的是，為了要完成專案最後產出，所需要做的所有工作。
2.專案範籌說明書應包含：
（1）專案源起：專案興起的原因，為什麼而有此專案，是要解決什麼問題？還是要創造哪些利益？亦即說明專案的商業需求。
（2）專案目標：專案要完成什麼事情，得到什麼結果。
＊採 SMART 原則：S明確的、M可衡量的、A可達成的、R真實的、T有時間限制的。
（3）專案產出
（4）產品概述：專案所要產生的產品、服務或是結果是什麼。
（5）專案時程
（6）專案成本
（7）專案組織
（8）專案風險
（9）技術需求
（10）專案利害關係人
（11）假設
（12）限制
（13）完成標準
（14）專案里程碑
（15）專案資助人確認
3.定義範疇時，務必要排出優先次序。
4.工作分解圖（WBS）：以專案開始，使用類似族譜方式，往下展開專案的各個產出項目，直到足夠清楚為止。展開到最底層的項目，稱為工作包（work package）。WBS 上的工作，就是專案必須進行的工作。
＊由產出開始拆解，產出與產出之間沒有特定的時間前後關係。
5.針對每一項在 WBS 上的元素，還需要製作一份工作分解結構說明表（WBS dictionary）。它描述每一個元素到底在做什麼、由哪個單位負責、所需要的資源、時間、品質的要求、驗收的標準等。
6.流程分解結構圖（PBS）：類似於WBS，但不同在於拆解細化的方式。它是根據專案進行的過程，依時間前後進行拆解。
7.責任矩陣（RM）或責任指派矩陣（RAM）：利用二維矩陣，將工作細目與專案成員的責任種類清楚呈現。每一項工作都要指定負責人，而且只能有一位負責人。
＊RACI Chart 分為四種責任種類：
R負責
A當責：對這件事負起滿意的責任，通常是負責角色的上司。
C諮詢：可以向他請教尋求協助。
I知會：對此項工作有需要了解，因此對於工作進展必須定期和他通知。
五、成本預估
1.估算成本的方法：
（1）巨視法：利用過去相類似的專案，或採用業界一般標準粗略估計。
（2）微視法：先利用 WBS 將專案範疇展開至工作包後，找對該工作包熟悉的人，針對一個個工作包詳細預估成本，再將工作包往上累加以計算出。
（3）階段預估法：在每一階段將結束前，以微視法預估其下一階段的成本逐步推進。
2.專案預備金：
（1）風險準備金：處理已知風險發生的因應措施。屬於專案成本，依據風險應變因應計畫預估，專案經理有權動用。
（2）管理預備金：處理未知風險的費用，不屬於專案成本，依據過去經驗，預估一個百分比，作為管理預備金。此筆金額必須經由專案資助人核准後，才能動用。
六、時程發展
1.專案時程發展步驟：
（1）定義活動：活動清單
（2）排序活動：專案網路圖
（3）估算活動資源：資源分解結構
（4）估算活動工期：活動工期
（5）發展時程：專案時程
2.活動定義由工作包開始，找對該工作包熟悉的專案成員分析，要完成該工作包需要進行哪些活動。
3.排序活動的邏輯關係：
（1）前後（FS）關係：當活動 A 做完，活動 B 才能進行。
（2）SS 關係：兩個活動同時進行。
（3）FF 關係：兩個活動同時完成。
＊活動間的關係可加上提前（-X）或延後（+X）
4.估算活動資源前需要的資料：
（1）專案資源限制
（2）專案資源行事曆：紀錄所有資源可利用的時間。
5.安排資源的考量點：
（1）由最底層開始，底層活動安排完資源，再逐層累加上來。
（2）一次只考慮單一活動，且是在正常情況下
（3）同時考量各種解決方案，決定最合適的方式。
6.估算活動工期的考量點：
（1）考慮單一活動即可，不要預期前一個相關活動的完成，這樣會加速此活動的進行。
（2）依據已分派資源做為預估工期基礎。
（3）一天工作八小時，不考慮加班。
（4）積極型活動預估，採八成把握可以完成的工期，不需達 100%。
（5）不需預先加緩衝時間，以應付意外狀況。
（6）預估時間單位要統一。
7.專案時程網路圖：將專案所有活動，依照預先排好的順序，有系統地呈現。通常專案活動由最左邊開始，一直畫到最右邊專案結束。以節點表示活動，箭頭表示關係。
8.網路圖完成後，將每一個活動預估工期記載在活動節點上，依照活動順序累加下去，由左而右向前推進，即可得專案最終時程。如此可計算出每一個活動的最早開始時間（ES）、最早完成時間（EF）。
9.關鍵路徑（critical path）是指專案中最長的那條路徑，它決定了專案的總時程。在關鍵路徑上的活動，稱為關鍵活動。
要找出關鍵路徑，須從專案總時程往前推算，計算出每一個活動的最晚開始時間（LS）、最晚完成時間（LF），找出完全沒有延遲時間的活動，將這些活動路徑串連起來，即可畫出關鍵路徑。
10.時程壓縮的兩種方式：
（1）快速跟進（fast tracking）：把後面的活動盡可能往前，提早開始。
（2）縮程法（crashing）：重新檢視專案活動，盡可能縮短各個活動的工期，然後再重新發展專案時程。
七、風險控管
1.風險登錄表（risk register）：記錄專案指認出的風險事件，包括風險編號、風險名稱、風險說明、風險類別、影響程度、發生機率、嚴重程度、負責人、回應計劃、建立日期、目前狀態等。
2.指認風險的方法：
（1）腦力激盪
（2）審核 WBS
（3）檢核清單
（4）假設與限制分析
（5）因果分析
（6）SWOT 分析
3.風險計劃書說明專案如何管理風險，包括風險管理流程、採用何種方式指認風險、採用何種方式評估風險、風險嚴重等級分幾類、各類風險等級定義等。
4.風險評估的方式：
（1）定性法：找有經驗的專家，對已知的風險事件分別歸類。常利用 PI 矩陣（PI matrix）工具。
（2）定量法：
- 期望值貨幣分析（EMV）：利用統計資料計算已知風險可能會產生的結果。
- 蒙地卡羅分析（Monte Carlo analysis）：利用預設的統計模型，產生亂數反覆的模擬，計算出不同結果，再利用統計分布圖預測最後可能的結果。
5.風險回應規劃：
（1）負面風險策略：
- 避免發生
- 轉移第三方
- 降低發生機率、程度
- 接受
（2）正面風險策略：
- 發掘或創造正面風險
- 共享經驗
- 強化正面風險發生機率
- 接受
（3）應變因應計畫（contingent response plan）：風險發生後的因應方案。將應變因應計劃的成本累加起來，就是所謂的應變津貼（contingency allowance）或預算儲備金（budget reserve）、風險預備金。
八、專案執行
1.專案變更控制流程：
（1）提出變更需求，說明原因。
（2）評估變更，從整個專案面來考慮，詳實地把此變更的所有影響評估與紀錄下來。
（3）評估後的變更申請，經過變更控制委員會審核。各相關的部門都要被邀請至變更控制委員會審熟變更。
（4）審核通過則納入計劃，擇期進行變更。
（5）變更完畢，要驗證變更後的結果，是否如變更需求所列無誤。
（6）通知相關人員，將此變更需求歸檔結案。
2.召開有效率的會議原則：
（1）開會前先發議程
（2）不論是否到齊，準時開會
（3）開會開始先申明會議時間安排
（4）首先追蹤上次決議事項
（5）依重要次序討論議題
（6）分配決議事項負責人
（7）彙整會議結論
（8）做好會議記錄，會後分發與會者
九、專案監控
1.專案監控流程：
（1）收集專案進度與現況，比對專案計劃中的各項基準是否有差異。
（2）檢查各項計劃書，看差異是否在可接受範圍。若否，則要找出產生差異的根本原因。
（3）產生相對應的解決方案。
＊找出根本原因的方式，就是不斷的往上追問「為什麼」。
2.實獲值管理（earned value management）的三個基本元素：
（1）計劃值（PV、BCWS）：原來計劃中應該完成的工作總值。
（2）實際成本（AC、ACWS）：實際上所花費的總值。
（3）實獲值（EV、BCWP）：實際上已完成的工作總值。
3.實獲值的變異值績效指標：
（1）時程變異值（SV）= EV - PV
（2）時程績效指標（SPI）= EV / PV
（3）成本變異值（CV）= EV - AC
（4）成本績效指標（CPI）= EV / AC
十、團隊管理
1.獎勵的重要原則：
（1）盡量獎勵團體，避免獎勵個人。
（2）獎勵不必貴重，但要頻繁。
（3）獎勵的方式與禮品要恰當。
（4）獎勵要能擴及配偶家屬。
十一、專案終止
1.專案終止活動：
（1）正式公開宣布專案結束。
（2）取得專案資助人同意專案產出的文件。
（3）解除廠商合約付清帳款。
（4）關閉專案帳戶並結清專案費用。
（5）召開專案檢討會議，整理經驗傳承。
（6）評估專案團隊。
（7）專案成員歸建。
（8）專案資源歸還。
（9）整理專案文件並歸檔。
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